– שגרות ניהול כוללות שגרות ניהול ושגרות עבודה • סט פעולות קבוע וסדור אשר מתקיים בתדירות מוגדרת וקבועה. ניהול מבוסס שגרה ניהולית נכונה מאפשר שיפור בביצועים, זיהוי סיכונים, התייעלות, בקרה ושליטה וסדר בארגון. יישום שגרות אלו בעסקים משפחתיים מסייע לשפר את התקשורת הפנים ארגונית, יסייע להעצמת המנהל ויתמוך בבניית אקלים ארגוני שמושתת על תכנון מקדים וחשיבה במקום כיבוי שריפות. – מדדי הצלחה מהווים כלי ניהולי )KPI מדדי הצלחה ( • המאפשר זיהוי נקודות חוזק לצד נקודות טעונות שיפור בפעילות השוטפת. להגדרת מדדים יש יתרונות רבים ובהם: זיהוי מגמות לאורך זמן ואיתור שיפורים וחריגות מהיעד הרצוי, קבלת החלטות המבוססות על מידע זמין ועדכני, על בסיס נתוני העבר, השגת שיפור מתמיד על ידי איתור צווארי בקבוק ומוקדים של חוסר יעילות ונקיטת פעולות לשיפורם, שיקוף ביצועים באמצעות המדדים כדי ליצור מוטיבציה בקרב העובדים. כאמור, העסק המשפחתי נדרש לקבל שורה של החלטות ברובד אסטרטגי, ברובד טקטי וברובד תפעולי. לא פעם נגרמות מתיחות ואי הסכמה בין מקבלי ההחלטות בצמתים שבהם נדרשת החלטה. מסיבה זו בדיוק נעשה שימוש במנגנון אשר מסדיר מראש את מעורבותם של הגורמים הרלוונטיים בהחלטות, תוך ביצוע הפרדה ברמות השונות של ההחלטות הנדרשות להתקבל. מתודולוגיה מקובלת ונהוגה בעולם העסקי אשר ניתנת RACI מודל - ליישום גם בעסקים משפחתיים היא .Responsible, Accountable, Consulted, Informed מודל זה הוא מטריצה אשר מפרטת את מידת מעורבותם של בעלי תפקידים מול בעלי העניין בצומתי החלטה. במטריצה הגדרה של ארבעה בעלי תפקידים: ) – גורמים אלו Responsible( הגורמים המבצעים • אמונים על ביצע את המשימה או הפעילות. לעיתים קרובות האחריות לביצוע נחלקת בין בעלי תפקידים אחדים בארגון. חשוב לשמור על כמות נכונה של בעלי תפקידים משום שמצב שבו מוקצים לאותה משימה אנשים רבים מדי עלול להוביל לבזבוז זמן או לכפילות. ) – גורמים Accountable( הגורמים נושאי האחריות • אלה הם בעלי הסמכות היחידים להחליט האם להשיב "כן" או "לא" על פעילות מסוימת ולהם זכות וטו מלאה על פעילות. רק בעל תפקיד אחד יכול להיות מוקצה למשימה זו, עליו לוודא שהפעולה תתבצע בהתאם ליעדים ולציפיות שהוגדרו, והוא זה שיצטרך לתת דין וחשבון על ההחלטה. ) – אלו אנשים שאפשר להתייעץ Consulted( יועצים • איתם לפני החלטה. היועצים מספקים ידע נדרש ומשוב על העבודה המתבצעת ויכולים להוסיף מידע חשוב למקבלי ההחלטות, אם כי הם עצמם אינם מוסמכים לקבל את ההחלטות. יועצים יכולים להיות גורמים פנימיים או חיצוניים לעסק. ) – אנשים אלו צריכים להיות Informed( מיודעים • מודעים לאחר קבלת החלטה או לאחר ביצוע פעולה, וזאת משום שהם אמורים לנקוט פעולה על בסיס המידע וההחלטה שהתקבלה. גם אנשים אלו אינם מוסמכים לקבל את ההחלטה ולכן זרימת המידע כאן היא חד כיוונית. המיודעים נמצאים בדרך כלל מחוץ לצוות המוביל ולעתים קרובות במחלקות שונות של העסק. מנגנון להגדרת סמכות ואחריות בצמתי החלטה מרכזיים 79 2023 יולי 2 עסק משפחתי גיליון
RkJQdWJsaXNoZXIy NDU2MA==